الهدف من الوظيفة:

القيام بحفظ وتنظيم وأرشفة ملفات الموظفين الورقية والتأكد من اكتمال المستندات النظامية الخاصة بكل موظف وفق سياسات الشركة ومتطلبات الجهات الحكومية، بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات ودقة حفظ السجلات.

المهام والمسؤوليات:

• حفظ وترتيب المستندات الخاصة بالموظفين مثل:
• عقد العمل
• صورة الهوية / الإقامة
• جواز السفر
• الشهادات العلمية
• قرارات التعيين والترقية
• خطابات الجزاءات أو المكافآت
• طلبات الإجازات والمباشرة
• النماذج الإدارية الخاصة بالموظف
• السلف
• تحديث ملفات الموظفين بشكل مستمر عند حدوث أي تغيير في بيانات الموظف.
• أرشفة المستندات ورقياً وتنظيمها بشكل دقيق.
• التأكد من اكتمال المستندات النظامية في ملفات الموظفين.
• تصنيف الملفات وترتيبها بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
• الحفاظ على سرية معلومات الموظفين وعدم الإفصاح عنها إلا للجهات المخولة.
• إعداد قوائم بالملفات الناقصة ومتابعة استكمالها.
• التعاون مع إدارة الموارد البشرية في عمليات التدقيق الداخلي أو الخارجي.
• استلام وتسليم المستندات الرسمية الخاصة بالموظفين وتوثيقها.
• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها من قبل الإدارة.